Met feedback geven in vijf stappen verbeter je de samenwerking

Met feedback geven in vijf stappen verbeter je de samenwerking

Gedoe op de werkvloer komt vaak doordat je niet begrijpt waarom je collega iets doet. Of iets juist niet doet. Je vindt het lastig om er iets van te zeggen. Want je wilt geen gedoe en zeker geen ruzie! Maar toch is je irritatie gewekt en die neemt ook nog eens langzaam toe. Je collega merkt dat wel en vraagt zich af waarom je zo chagrijnig doet. Hij denkt dat je misschien slecht geslapen hebt, ruzie thuis hebt of gewoon last van werkstress. Maar hij zal zeker niet de link leggen met zijn eigen gedrag. Dat zul je hem eerst zelf moeten vertellen. 

Geen feedback geven is géén optie

Feedback geven is lastig. Misschien wel het meest stressvolle aspect aan samenwerking. Als je op een verkeerde manier feedback geeft, kwets je de ander. Je geeft dan alleen maar kritiek en deukt het zelfvertrouwen van je collega in. En dat wil je ook weer niet. Dus zeg je niks en hoop je dat de ander voelt dat jij last hebt van zijn irritante gedrag. Maar nee, dat gebeurt niet…. Géén feedback geven is geen optie. 

Met goede feedback help je de ander

Maar hoe geef je nou feedback? Met verkeerd gegeven feedback zorg je ervoor dat iemand zich aangevallen voelt en daardoor in de verdediging schiet. Als je feedback op de juiste manier geeft, maak je iemand bewust van het (negatieve) effect dat zijn gedrag op jou heeft. Als hij dat negatieve effect helemaal niet wil bereiken, besluit hij zelf om zich anders te gaan gedragen. Want mensen zijn best bereid om te veranderen, maar alleen als ze daar zelf voor kiezen.  Goede feedback draagt bij aan het gemeenschappelijke belang.

Geef feedback in vijf stappen

Om het waardevolle effect van feedback zo groot mogelijk te maken, doe je dit in 5 stappen:

1.    Waarneming | Beschrijf het GEDRAG dat jij hebt waargenomen: “Ik zag gisteren dat jij om 09.45 uur binnen kwam”. Geef aan wat je hebt gezien of gehoord en niet wat je denkt of hoe jij het gedrag interpreteert. Breng je feedback specifiek, to-the-point en ga niet veralgemeniseren (“jij komt altijd te laat”)

2.    CHECK | Vraag om een reactie en check of de ander dat herkent: “Herken je dat?”. Je zorgt er zo voor dat het gesprek tweerichtingsverkeer wordt en je bevordert het onderlinge contact.

3.    Interpretatie | Beschrijf in de IK-vorm het effect van dat gedrag op jou (of de groep). Richt je daarbij op gedachten, gevoelens en gedrag zoals jij dat ervaart. Je kunt jouw beleving naast die van anderen zetten.  Gebruik woorden als ‘mijn beeld’, ‘mijn ervaring’ of ‘ik merk’ en vermijd absolute woorden als ‘het is’, ‘je bent’ en ‘men vindt’. 

4.    CHECK | Vraag ook nu weer om een reactie en check of de ander dat herkent:”Kun je je dat voorstellen?”. Ga na of de ontvanger de feedback heeft begrepen. Weet je het niet zeker, vraag dat dan expliciet. Hiermee bevorder je het onderlinge begrip.  

5.    Voorstel tot verbetering | Doe een voorstel tot verbetering en beschrijf welk gedrag jij prettiger zou vinden. Doe dit in de vragende vorm en toon respect voor de ander. Je laat zo zien dat de ander zelf beslist en de regie heeft. 

Positieve feedback is krachtiger dan een compliment

Bij het geven van positieve feedback is het zorgvuldig formuleren van je boodschap net zo belangrijk als bij negatieve feedback. Ook hier moet de ander precies begrijpen welk gedrag je bedoelt en wat het effect op jou precies was. Alleen dan kan hij het gedrag de volgende keer weer goed inzetten. Goed doordachte positieve feedback werkt veel effectiever dan een terloops complimentje.